Versturen van nieuwsbrieven na 1 oktober

Op 1 oktober 2009 treedt de nieuwe wetgeving omtrent e-mailcommunicatie in werking. Omdat dit invloed heeft op ieder bedrijf dat werkt met nieuwsbrieven, emailalerts of een andere vorm van e-mailmarketing is het goed om te weten wat dit voor invloed heeft op de organisatie.

De veranderingen per 01/10/2009

• Vanaf 1 oktober geldt ook voor B2B e-mailcommunicatie het opt-in principe. Er moet vanaf dat moment dus vooraf toestemming zijn gegeven om te mogen communiceren via e-mail (met uitzondering van persoonlijke e-mail uiteraard).
• Ook voor je bestaande bestand moet je toestemming hebben. Het gaat dus niet alleen om adressen die je vanaf 1 oktober gaat toevoegen!
• De toestemming moet bewust gegeven zijn. Oftewel: geen vooraf aangevinkte checkboxes op de website en geen toestemming verstoppen achter een link.
• De betreffende persoon moet weten waarvoor hij permissie geeft of heeft gegeven.
• In elke e-mail moet de werkelijke identiteit van degene die de communicatie overbrengt worden vermeld.
• In elke e-mail moet de mogelijkheid tot opt-out worden geboden.

Er is echter ook een belangrijke uitzondering. Als verzender heb je geen toestemming meer nodig wanneer het e-mailadres verkregen is bij een verkoop van producten of diensten. Let wel, dit geldt alleen als er voldaan is aan de volgende drie voorwaarden:

• De klant is verteld dat de elektronische contactgegevens hiervoor gebruikt zullen worden
• De klant moet de mogelijkheid hebben tijdens het verkrijgen van het e-mailadres dit te weigeren
• De communicatie die verzonden wordt heeft alleen betrekking op eigen en gelijksoortige producten

Gevolgen van deze wijzigingen
Voor de meeste bedrijven is vooral het punt omtrent de bewijslast het meest interessant. Vanaf 1 oktober 2009 moet jij bewijzen of iemand zich vrijwillig heeft aangemeld voor je nieuwsbrief. Mocht je adressen verkregen hebben met bijvoorbeeld antwoordkaarten dan dienen deze dus bijvoorbeeld voorzien te zijn van een handtekening. Voor elektronische aanmeldingen is er eigenlijk maar één oplossing; double opt-in.

Double opt-in (of Confirmed opt-in)
Deze methode, die ook wel confirmed opt-in genoemd wordt, is eigenlijk de enige die echt bewijst dat degene die zich inschrijft ook werkelijk de persoon is die toestemming heeft gegeven.

Na aanmelding krijgt de houder van het e-mail adres een verzoek om bevestiging opgestuurd, met daarin de vraag of hij zich daadwerkelijk wil aanmelden voor de mailinglist (of voor een nieuwsbrief of iets dergelijks). Indien de houder van het bewuste e-mailadres geen bevestiging terugstuurt, moet er vanuit gegaan worden dat iemand anders dat adres heeft opgegeven (of dat de houder zich heeft bedacht). Indien de houder van dat e-mailadres de vraag bevestigt, geeft hij expliciet aan dat hij toestemt met de ontvangst van emails via die mailinglist.

Omdat de verzender ook moet kunnen aantonen dat de ontvanger toestemming heeft verleend, dient het systeem de verzoeken tot bevestiging en de gemaakte bevestigingen op te slaan (’loggen’), zodat desgevraagd die toestemming kan worden aangetoond. Dat is van belang op het moment dat ontvanger en verzender van mening verschillen over het ‘gevraagde’ karakter van de mailing (bijvoorbeeld als de ontvanger de mailing als ongewenst beschouwt, en daarom als spam bestempelt).

Wat is er mis met ‘gewone’ opt-in?
De optie voor een ‘enkele’ opt-in is feitelijk niet meer dan alleen maar een e-mailadres invullen. Daarna stopt het aanmeldproces, en is daardoor niet waterdicht. Veel partijen suggereren dat deze methodiek voldoende is, maar hij is zeer discutabel omdat het makkelijk te ‘omzeilen’ is. De enige actie die namelijk extra uitgevoerd wordt is het aanvinken van een checkbox. Hieruit is echter niet te herleiden dat dit ook werkelijk door de houder van het e-mailadres uitgevoerd is.

Veelgestelde vragen

Ik wil afsluiten met een aantal veelgestelde vragen.

Mag ik een e-mail sturen aan mijn bestand om te vragen of ze ingeschreven willen blijven?
Ja maar slechts tot 1 oktober 2009.

Geldt een visitekaartje van een relatie of prospect straks als opt-in?
Een visitekaartje uitwisselen geldt niet als opt-in. Behalve natuurlijk als je de persoon in kwestie permissie vraagt en een positieve reactie krijgt. Voor de wet moet je dan ook nog aantoonbaar maken dat je die positieve reactie hebt gekregen. Het lijkt er op dat je dan de vermelding en een handtekening op het kaartje moet laten zetten. Een betere optie zou zijn om een persoonlijke e-mail te sturen met de vraag of de ontvanger je e-mail communicatie wil ontvangen. Dan naar een inschrijfformulier leiden en de permissie is vastgelegd.

Als mijn relaties zich nooit hebben afgemeld voor mijn emails, mag ik dit dan beschouwen als een opt-in?
Nee, je moet kunnen aantonen dat men zich aangemeld heeft voor je emails.

Hoe lang is er sprake van een klantrelatie? Mag ik een zakelijke klant na een jaar nog mailen?
De economische levensduur van het product is hierbij leidend, gedurende die periode mag je met de klant communiceren.

Als een iemand van een organisatie een opt-in geeft, mogen dan ook andere mensen binnen de organisatie gemaild worden?
Nee, je moet per persoon binnen deze organisatie een opt-in hebben.

Wanneer in het kader van de levering van een dienst e-mail wordt ingezet moet de ontvanger zich dan kunnen uitschrijven?
In dit type communicatie hoeft geen uitschrijflink te staan maar het moet overduidelijk zijn dat dit geen commerciële boodschap is en dat deze boodschap daadwerkelijk nodig is voor de levering van de dienst.

Over Wyco de Groot

Wyco is samen met Sytze oprichter van Imano Creatives en eindverantwoordelijke voor alle technische zaken binnen Imano.

Contactgegevens
	058 - 7501310
	wyco@imano.nl